Dans le droit de la copropriété "le syndic" est la personne physique ou morale désignée par l'assemblée générale des copropriétaires dont la fonction consiste à assurer l'administration de l'immeuble ; on parle de mandataire du syndicat des copropriétaires. Sa gestion est contrôlée par un "Conseil syndical" formé de copropriétaires élus lors de l'assemblée générale.
Syndic de copropriété et syndicat des copropriétaires sont parfois confondus, pourtant ce n’est pas la même chose… Le Syndicat de copropriétaires est composé de l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. Il est propriétaire des parties communes et des équipements communs. Doté d’une personnalité juridique, il a des droits et obligations et peut voir sa responsabilité engagée.
Le Syndic de copropriété, quant à lui, est le représentant légal du syndicat de copropriétaires, de par sa nomination en qualité de mandataire. Sa responsabilité peut être engagée en cas de faute de gestion.
Administration et gestion de l’immeuble, ainsi que représentation légale du syndicat des copropriétaires, sont les principales missions du syndic. Cela s’étend de la signature des contrats nécessaires au fonctionnement de la copropriété, en passant par les appels et la perception des charges liées au budget annuel, jusqu’à la sélection des prestataires pour les travaux à réaliser.
Le syndic organise au moins une fois par an, une assemblée générale des copropriétaires, au cours de laquelle il rend compte de sa gestion et fait approuver les comptes annuels.
Sa gestion financière porte sur la comptabilité du syndicat des copropriétaires, les règlements fournisseurs, l’élaboration du budget prévisionnel qu’il soumet au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale, les appels de fonds et le recouvrement des charges. Il tient à la disposition du Conseil Syndical, les comptes et documents comptables.
Sa gestion administrative porte quant à elle sur :
- la tenue du listing des copropriétaires et des lots dont ils sont propriétaires
- la gestion et le suivi des sinistres
- l’entretien des parties communes et le bon fonctionnement des équipements communs
- l’immatriculation de la copropriété si nécessaire et la mise à jour le registre des copropriétés
- la mise à jour de la fiche synthétique et du carnet d’entretien de l’immeuble
- la mise en place des décisions prises en assemblée générale
- l’organisation des travaux (de la recherche d’artisans à leur réalisation en passant par le vote en assemblée générale)
- le respect de Règlement de Copropriété.
- Le syndic doit permettre à chaque copropriétaire d’accéder à un extranet, dans lequel chacun peut consulter les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et de son ou ses lot(s).
- Il se charge également de conserver les archives de la copropriété (possibilité de délégation sous conditions).
- Selon la taille de votre copropriété, le syndic effectuera 1 ou plusieurs visites de l’immeuble durant l’année, en présence du Conseil Syndical. Il rédigera ensuite un rapport de cette visite. L’objectif est de vérifier l’état de l’immeuble et d’anticiper toute intervention, d’assurer un contrôle récurrent et de prévenir l’immeuble contre les différents risques.